Электронная почта (email)

В системе Р-Сервис есть возможность автоматической рассылки уведомлений (писем) по электронной почте, благодаря которым лица получают информацию о важных обновлениях.

Обратите внимание: функция подразумевает необходимость настройки спам-фильтров. Они должны “знать”, что почтовые серверы системы Р-Сервис имеют право отправлять письма от имени вашей организации. Для этого требуется обновить запись SPF для домена вашей организации - подробности смотрите в разделе Политика безопасности отправителя (SPF - Sender Policy Framework).

Для каждого уведомления, создаваемого системой Р-Сервис, используется свой шаблон письма, который настраивается и переводится при необходимости. Стиль шаблонов настраивается в разделе дизайна писем (почта).

Ниже перечислены варианты шаблонов писем электронной почты.

Новый пользователь

Это письмо отправляется пользователю при предоставлении ему доступа в систему Р-Сервис. В тело письма добавляется ссылка для установки пароля, по которому пользователь в дальнейшем будет входить в систему.

Это письмо отправляется в следующих случаях:

• после регистрации новой записи лица с одной или несколькими ролями;
• после назначения одной или нескольких ролей лицу, у которого не было ролей.

Пароль изменен

Это письмо отправляется пользователю при изменении его пароля.

Основной адрес электронной почты изменен

Это письмо отправляется пользователю на его прежний основной адрес электронной почты и на новый адрес при его изменении.

Доступ заблокирован

Пользователь получает это письмо, если кто-то пытался использовать его адрес электронной почты для входа в систему Р-Сервис и сделал слишком много неудачных попыток входа.

Получить доступ

Пользователю отправляется письмо после того, как он вводит адрес электронной почты посредством опции “Получить доступ” и его основной адрес совпадает с указанным. В тело письма добавляется ссылка для установки пароля, по которой пользователь может создать свой пароль.

Отклонено письмо электронной почты для создания запроса

Если пространство не разрешает входящие письма для создания запросов, то это письмо отправляется в качестве ответного после получения входящего письма.

Письмо электронной почты отклонено

Это письмо отправляется в качестве ответного, если отклоняется полученное входящее письмо от неизвестного отправителя.

Подтверждение адреса электронной почты

Это письмо отправляется, если пользователю требуется подтвердить свой адрес электронной почты.

Адрес электронной почты подтвержден

Это письмо отправляется, если пользователь успешно подтвердил свой адрес электронной почты.

Включить двухфакторную аутентификацию

Это письмо отправляется, если пользователю необходимо включить двухфакторную аутентификацию.

Двухфакторная аутентификация включена

Это письмо отправляется, если пользователь включает двухфакторную аутентификацию.

Двухфакторная аутентификация отключена

Это письмо отправляется, если пользователь отключает двухфакторную аутентификацию.

Использован код восстановления двухфакторной аутентификации

Это письмо отправляется, если пользователь входит в систему Р-Сервис с использованием кода восстановления двухфакторной аутентификации.

Доступ для приложения разрешен

Это письмо отправляется, если пользователь разрешает приложению использовать свой доступ в систему Р-Сервис.

Доступ для приложения отозван

Это письмо отправляется, если пользователь отзывает разрешение приложения на использование своего доступа к системе Р-Сервис.

Новый запрос

Это письмо отправляется лицу, создавшему новый запрос. Это письмо не отправляется, если статус нового запроса - “Ожидание действий от клиента” или “Завершено”.

Новый запрос для другого лица

Это письмо отправляется лицу, для которого был создан новый запрос. Это письмо не отправляется, если лицо, создавшее запрос, совпадает с лицом, для которого был создан запрос. Письмо также не отправляется, если статус нового запроса - “Ожидание действий от клиента” или “Завершено”.

Статус запроса изменен на “Ожидание действий от клиента”

Это письмо отправляется лицу, для которого создан запрос, если статус запроса изменен на “Ожидание действий от клиента”. Это письмо не отправляется лицу, от имени которого был создан запрос.

Установлен желаемый срок завершения запроса

Это письмо отправляется лицу, для которого создан запрос, если для запроса устанавливается, обновляется или удаляется срок желаемого завершения. Это письмо не отправляется лицу, от имени которого был создан запрос.

Статус запроса изменен на “Завершено”

Это письмо отправляется инициатору, если статус запроса устанавливается на “Завершено” или если к завершенному запросу добавляется комментарий. Если запрос был отправлен от имени другого лица, то это лицо также получает это письмо.

Запрос назначен команде

Это письмо получает координатор команды при назначении запроса его команде (при условии, что поле “Участник” не заполнено). Это письмо отправляется каждому участнику команды, если у нее нет координатора.

Запрос назначен участнику

Это письмо получает лицо, которому назначается запрос.

Назначение запроса изменено

Это письмо получает лицо при изменении назначения запроса, который изначально был назначен этому лицу.

К запросу добавлен комментарий

Это письмо отправляется в случае, если к запросу добавляется комментарий, созданный не тем лицом, которому назначен запрос.

Лицо упомянуто в комментарии к запросу

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к запросу.

Инициатор запроса не удовлетворен

Это письмо отправляется каждому участнику команды Сервис Деск и ее менеджеру, если инициатор сообщает, что он не удовлетворен выполнением запроса.

Статус значительного инцидента изменен

Это письмо отправляется менеджерам значительных инцидентов при изменении статуса значительного инцидента для запроса.

Изменен менеджер проблем

Это письмо отправляется предыдущему и новому менеджерам проблем после передачи проблемы новому менеджеру.

Проблема назначена команде

Это письмо получает координатор команды при назначении проблемы его команде (при условии, что поле “Участник” не заполнено). Это письмо отправляется каждому участнику команды, если у нее нет координатора.

Проблема назначена участнику

Это письмо получает лицо, которому назначается проблема.

Назначение проблемы изменено

Это письмо получает лицо при изменении назначения проблемы, которая изначально была назначена этому лицу.

Статус проблемы изменен на “Решено”

Это письмо отправляется менеджеру проблем после изменения статуса проблемы на “Решено” при успешном завершении связанного с ней рабочего процесса.

К проблеме добавлен комментарий

Это письмо отправляется в случае, если к проблеме добавляется комментарий, созданный не тем лицом, которому назначена проблема.

Лицо упомянуто в комментарии к проблеме

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к проблеме.

Рабочий процесс добавлен в релиз

Это письмо получает менеджер релизов после добавления кем-либо рабочего процесса в один из его релизов.

Рабочий процесс удален из релиза

Это письмо получает менеджер релизов после удаления кем-либо рабочего процесса из его релиза.

Статус релиза изменен на “Прогресс приостановлен”

Это письмо получает менеджер релизов, если статус одного из его релизов изменяется кем-либо на “Прогресс приостановлен”.

Изменен менеджер релизов

Это письмо отправляется предыдущему и новому менеджерам релизов после передачи релиза новому менеджеру.

К релизу добавлен комментарий

Это письмо отправляется менеджеру в случае, если к релизу добавляется комментарий, созданный не менеджером.

Лицо упомянуто в комментарии к релизу

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к релизу.

Новый рабочий процесс

Это письмо отправляется менеджеру, если новый рабочий процесс создается кем-либо, кроме менеджера.

Статус рабочего процесса изменен на “Прогресс приостановлен”

Это письмо получает менеджер рабочих процессов, если статус одного из его рабочих процессов изменяется кем-либо на “Прогресс приостановлен”.

Изменен менеджер рабочих процессов

Это письмо отправляется предыдущему и новому менеджерам рабочих процессов после передачи рабочего процесса новому менеджеру.

К рабочему процессу добавлен комментарий

Это письмо отправляется менеджеру, если к рабочему процессу добавляется комментарий кем-либо, кроме менеджера.

Лицо упомянуто в комментарии к рабочему процессу

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к рабочему процессу.

Задача назначена команде

Это письмо получает координатор команды при назначении задачи его команде (при условии, что поле “Участник” не заполнено). Это письмо отправляется каждому участнику команды, если у нее нет координатора.

Задача назначена участнику

Это письмо получает лицо, которому назначается задача.

Задача назначена согласующему

Это письмо получает лицо, которому назначается задача согласования.

Назначение задачи изменено

Это письмо получает лицо при изменении назначения задачи, которая изначально была назначена этому лицу.

К задаче добавлен комментарий

Это письмо отправляется в случае, если к задаче добавляется комментарий, созданный не тем лицом, которому назначена задача.

Лицо упомянуто в комментарии к задаче

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к задаче.

Новый проект

Это письмо отправляется менеджеру, если новый проект создается кем-либо, кроме менеджера.

Статус проекта изменен на “Прогресс приостановлен”

Это письмо получает менеджер проектов, если статус одного из его проектов изменяется кем-либо на “Прогресс приостановлен”.

Изменен менеджер проектов

Это письмо отправляется предыдущему и новому менеджерам проектов после передачи проекта новому менеджеру.

К проекту добавлен комментарий

Это письмо отправляется менеджеру, если к проекту добавляется комментарий кем-либо, кроме менеджера.

Лицо упомянуто в комментарии к проекту

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к проекту.

Задача проекта назначена команде

Это письмо получает координатор команды при назначении задачи проекта его команде (при условии, что она не назначена конкретному лицу). Это письмо отправляется каждому участнику команды, если у нее нет координатора.

Назначение задачи проекта

Это письмо получает лицо, которому назначается задача проекта.

Задача проекта назначена согласующему лицу

Это письмо получает лицо при назначении ему задачи согласования проекта.

Назначение задачи проекта изменено

Это письмо получает лицо при изменении назначения задачи проекта, которая изначально была назначена этому лицу.

К задаче проекта добавлен комментарий

Это письмо отправляется в случае, если к задаче проекта добавляется комментарий, созданный не тем лицом, которому назначена задача проекта.

Лицо упомянуто в комментарии к задаче проекта

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к задаче проекта.

Контрольный этап достигнут

Это письмо отправляется менеджеру проектов после достижения контрольного этапа в установленный срок.

Контрольный этап пропущен

Это письмо отправляется менеджеру проектов, если контрольный этап не достигнут в установленный срок.

Новый риск

Это письмо отправляется менеджеру, если новый риск создается кем-либо, кроме менеджера.

Изменен риск-менеджер

Это письмо отправляется предыдущему и новому риск-менеджерам после передачи риска новому менеджеру.

К риску добавлен комментарий

Это письмо отправляется менеджеру, если к риску добавляется комментарий кем-либо, кроме менеджера.

Лицо упомянуто в комментарии к риску

Это письмо отправляется лицу, упомянутому в комментарии к риску.

Статус соглашения об уровне обслуживания (SLA) изменен на “Активно”

Это письмо получают менеджер уровня обслуживания и представитель заказчика соглашения об уровне обслуживания (SLA), когда соглашение об уровне обслуживания (SLA) начинает свое действие.

Статус соглашения об уровне обслуживания (SLA) изменен на “Истек”

Это письмо получают менеджер уровня обслуживания и представитель заказчика соглашения об уровне обслуживания (SLA) после окончания срока действия соглашения об уровне обслуживания (SLA).

Статус соглашения о первой линии поддержки (FLSA) установлен на “Активно”

Это письмо получают менеджер Сервис Деск и представитель заказчика, заключившего соглашение о первой линии поддержки (FLSA), когда соглашение о первой линии поддержки (FLSA) начинает свое действие.

Статус соглашения о первой линии поддержки (FLSA) установлен на “Истек”

Это письмо получают менеджер Сервис Деск и представитель заказчика, заключившего соглашение о первой линии поддержки (FLSA), после окончания срока действия соглашения о первой линии поддержки (FLSA).

Статус контракта установлен на “Активно”

Это письмо получает представитель заказчика при начале действия контракта.

Статус контракта установлен на “Истек”

Это письмо получает представитель заказчика после окончания срока действия контракта.

Приближение даты уведомления по соглашению/контракту

Это письмо получает представитель заказчика соглашения об уровне обслуживания (SLA), соглашения о первой линии поддержки (FLSA) или контракта при приближении даты уведомления. Письмо отправляется за 28 дней, 7 дней, 3 дня и 1 день до даты уведомления.

Приближение даты окончания срока действия соглашения/контракта

Это письмо получают представитель заказчика (в случае соглашения о первой линии поддержки (FLSA), соглашения об уровне обслуживания (SLA) или контракта), менеджер уровня обслуживания (в случае соглашения об уровне обслуживания (SLA)), менеджер Сервис Деск (в случае соглашения о первой линии поддержки (FLSA)) при приближении даты окончания срока действия соглашения или контракта. Письмо отправляется за 28 дней, 7 дней, 3 дня и 1 день до окончания срока действия.

Приближение даты окончания срока действия лицензионного сертификата

Это письмо получает менеджер конфигураций команды поддержки конфигурационной единицы (КЕ), имеющей временный лицензионный сертификат, когда истекает срок действия сертификата. Если для команды поддержки не был указан менеджер конфигураций, это письмо отправляется всем участникам команды поддержки, имеющим роль менеджера конфигураций в пространстве, в котором зарегистрирована эта команда. Письмо отправляется за 28 дней, 7 дней, 3 дня и 1 день до окончания срока действия.

Создан персональный токен

Это письмо получает лицо при создании нового персонального токена.

Токен добавлен к персональным токенам

Это письмо получает лицо, если оно добавляет токен к одному из своих персональных токенов.

Токен включен для персонального токена

Это письмо получает лицо при включении им токена для одного из своих персональных токенов.

Токен отключен для персонального токена

Это письмо получает лицо при отключении им токена для одного из своих персональных токенов.

Токен удален из персонального токена

Это письмо получает лицо при удалении им токена из своего персонального токена.

Прошедшая неделя неполная

Это письмо отправляется в конце недели лицам, принадлежащим организации с активированными настройками табеля учета рабочего времени, если записи учета рабочего времени этих лиц не составляют 100% времени рабочей недели организации.

Элемент списка наблюдения обновлен

Это письмо отправляется при обновлении записи в списке наблюдения.

Массовое обновление завершено

Это письмо отправляется по окончании массового обновления записей.

Создан PDF

Это письмо отправляется после создания документа PDF тому, кто инициировал его создание.

Бронирование подтверждено

Это письмо отправляется инициатору, когда одно из его бронирований подтверждено.

Бронирование изменено

Это письмо отправляется инициатору, когда изменяется одно из его бронирований.

Бронирование отменено

Это письмо отправляется инициатору при отмене его бронирования.